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Scrivere meglio al lavoro (senza essere Shakespeare)

Le tecniche di Jo Owen, scrittore ed esperto di leadership, con cui tutti possiamo imparare a creare documenti più efficaci
18 Aprile 2018
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cinque consigli per scrivere meglio al lavoro

“Non possiamo essere tutti dei nuovi Shakespeare, e non abbiamo nemmeno bisogno di diventarlo”, scrive Jo Owen, top manager di grandi aziende globali e autore di best seller internazionali sulla leadership, nel suo libro Le qualità dei leader.

Di Shakespeare ce n’è uno solo. Ma ognuno di noi può imparare a scrivere in modo più efficace. Owen elenca cinque preziosi consigli per scrivere meglio al lavoro. 

1. Scrivi per il lettore

Domandati per chi stai scrivendo e soprattutto perché lo stai facendo. Prova a chiederti: Perché qualcuno dovrebbe leggere quello che ho scritto? Che cosa mi aspetto che faccia il destinatario dopo averlo letto? Tutto parte da queste due domande, solo apparentemente semplici.

Scegli la finalità del tuo testo, lo scheletro “narrativo” e il suo contenuto di base. Se non hai chiaro per chi stai effettivamente scrivendo, probabilmente anche il tuo testo apparirà poco chiaro. In ambito lavorativo, se il tuo documento è destinato a un gruppo di persone, identifica quelle essenziali per te. Ci saranno sicuramente uno o due decision maker. Focalizza il documento su di loro. Non cercare di compiacere tutti.

“Un documento focalizzato sarà molto più efficace di un documento-ameba che manca di struttura, direzione, spina dorsale o finalità,” scrive Owen.

2. Racconta una storia

C’è un titolo che vorresti imprimere nella memoria del lettore? Costruisci la narrazione a supporto di quel titolo. E soprattutto: liberati delle verbosità inutili che non si riferiscono al titolo che hai scelto. Questa “potatura” è necessaria per ottenere chiarezza e focalizzazione. 

Non iniziare da tutti i dati che hai meticolosamente assemblato con un grandissimo sforzo. Parti piuttosto da una domanda preliminare: qual è il messaggio che vuoi che giunga a destinazione? Un messaggio, uno solo, è più che sufficiente. Due messaggi servono solo a creare confusione.

Poi chiediti qual è il quantitativo minimo di informazioni che ti servono per supportare il messaggio e quali altre informazioni possono supportarlo in maniera diretta. Puoi tranquillamente far sparire tutto il resto in una ricca appendice.

Ogni documento dovrebbe avere una propria finalità e questa andrebbe comunicata attraverso una narrazione.

“Quando i dati saranno finiti nel dimenticatoio da tempo, la storia verrà ricordata ancora”, spiega Owen. È sufficiente prendersi la briga di sviluppare una narrazione efficace.

3. Semplifica al massimo

Alla fine di una lunga lettera indirizzata alla moglie, Churchill scrisse: “Mi dispiace di avervi scritto una lettera così lunga. Non ho avuto il tempo di abbreviarla.”

Secondo recenti ricerche sembra che la nostra soglia d’attenzione sia sempre più bassa (persino inferiore a quella dei pesci rossi). Scrivere in maniera sintetica è molto più difficile che inanellare lunghe circonlocuzioni. Cerca di usare parole brevi e frasi concise.

“Se hai una narrazione chiara in testa, dovresti essere in grado di ridurla ai minimi termini.”

4. Scegli il tono di voce

Per essere letto, un testo dev’essere quantomeno leggibile. Sei d’accordo? 

Quando scrivi, fai attenzione al ritmo e al tono di voce. Anche se un testo scritto non possiede una vera e propria “voce”, quando leggiamo o scriviamo la nostra mente comprende, interpreta e ricorda: riusciamo ad ascoltare il suono di un testo. Ed è proprio il “tono di voce” a rendere un testo differente da un altro.

Anche in un normale testo di lavoro, quindi, scegli il giusto tono di voce. “Un tono passivo e impersonale non rende autorevole un documento: lo rende soltanto noioso,” dice Jo Owen.

5. Supporta le asserzioni con i fatti

Solo parole? Se il tuo messaggio riguarda una questione importante, urgente o strategica, spiega al lettore perché è importante, urgente o strategica. Altrimenti c’è il rischio che pensi: “Sarà importante per te, ma non lo è per me.”

“E fai attenzione: un passo falso spingerà il lettore a diffidare di tutto ciò che scrivi,” conclude Owen.

Nel suo libro Le qualità dei leader, Owen propone questo esercizio per imparare a scrivere in modo da essere letti.

Prendi la più lunga presentazione in PowerPoint che riesci a trovare e riducila a un titolo di dieci parole al massimo. Poi costruisci intorno al titolo una storia di cento parole al massimo. Infine crea una nuova presentazione in PowerPoint. Cerca di capire se ha un impatto maggiore la versione corta o la versione lunga.

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